Ilana Bobrow: Pequeno manual para administrar bem o tempo

Definir prioridades, organizar a agenda e ter um time de ponta: esse combo me livrou do caos

Por Ilana Bobrow, sócia fundadora e diretora de relacionamento da Vitreo

Não canso de dizer: sou executiva, aluna, esposa, mãe de três crianças e, como minha avó fala, dona de casa. Tudo isso junto e misturado. E o motivo de eu não cansar de dizer é que essa – ou algo próximo a ela – é a realidade de milhões de brasileiras, que carregam nos ombros o peso das multitarefas.

Se tem uma coisa que a gestão dos meus diferentes papéis me ensinou, foi administrar bem o tempo. É um dos maiores desafios da humanidade. E o desafio é ainda maior no caso das mulheres.

No início de 2020, fizemos um levantamento sobre os gaps de soft skills dos principais líderes da Vitreo. Gestão do tempo veio à tona como o grande destaque. Acredito que o resultado a que chegamos no nosso microcosmo seja representativo do panorama geral da sociedade.

Trabalho. Redes sociais. Cursos. Hobbies. Família. Filhos. Amigos. Sono. Atividade física. Trabalho social. Boletos. Whatsapp. Trânsito. Dentista. Compras… O dia deveria ter umas 36 horas, não? Equilibrar os diversos “pratinhos” em 24, não é mole.

Nestes quase três anos me dedicando à administração dessa pequena loucura, me agarrei aos pontos abaixo. São lições e práticas sem as quais eu sucumbiria em meio à gincana da vida moderna.

  • Definir prioridades. Não há mágica. Para se dedicar a mais coisas, é preciso abrir mão de outras. Cada escolha pressupõe alguma(s) renúncia(s). Como é impossível abraçar o mundo, não há razão para sofrer com culpas e angústias diante da definição de prioridades.
  • Organizar-se. Feitas as nossas escolhas e aceitas as nossas as renúncias, é hora de focar na organização. Para mim, há duas ferramentas que funcionam muito:

1) Organizar cada tarefa dentro do calendário. Meu Outlook tem oito cores diferentes. Coloco nele tudo que preciso fazer: reuniões e calls, claro, mas também hora do esporte, da atenção às crianças, da leitura… Com relação ao e-mail, a disciplina é similar. Na caixa de entrada, ficam apenas mensagens que não li no dia ou alguma pendência extraordinária. O resto, sempre organizado em pastas ou em alguma agenda no Outlook.

2) Anos atrás, uma pessoa que muito admiro me sugeriu usar o Timesheet. A ideia desse sistema se resume a tabelar tudo o que o usuário faz no dia, informando o tempo gasto em cada atividade. Algo simples, no Excel mesmo. Ao agrupar essas atividades em grandes blocos, conseguimos entender no macro como estamos distribuindo o nosso tempo. Percebe-se, com frequência, que se gasta muito tempo em coisas pouco importantes e pouco tempo no que é realmente relevante. Com o hábito de fazer o exercício diariamente, a gente passa a se policiar e dedicar energia ao que mais merece. No começo parece meio chatinho, mas vale a pena.

  • Construir um time. Por muito tempo, para dar conta de tudo que eu precisava fazer, lancei mão da estratégia de estar sempre ligada, ligada em tudo. Sabe aquela pessoa que não se desconecta do trabalho nas férias, que responde e-mails quando acorda para beber água de madrugada, que na reunião do trabalho está também de olho no que acontece em casa com os filhos pequenos? Prazer, “Ilana-de-uns-anos-atrás”. Hoje, sei quão vital é focar no que estamos vivendo no momento. Olhar no olho, ouvir de verdade. Mas como estar com a cabeça em uma só coisa? Ora, você tem de fazer o dia render mais! “A única forma do seu dia render mais é com um bom time”: ouvi isso de um grande líder, e foi transformador. Quando temos gente boa trabalhando conosco, é como se o dia passasse a ter mais que 24 horas. Felizarda confessa, tenho um time nota 10, tanto no escritório quanto em casa. Assim, consigo produzir muito mais e, de quebra, amplio meu horizonte, graças ao convívio com eles.

Recentemente, ouvi que “equilibrar” não era o melhor termo para os “pratinhos”. É que equilibrar pressupõe dedicar a mesma intensidade para tudo. Na mesma proporção. E isso não dá. Tem dias em que damos mais atenção para um lado. Tem dias em que damos mais atenção para outro. Talvez, o mais sensato seja pensar em “administrar” essas diversas tarefas, de acordo com as necessidades da hora. Com priorização (sem culpa!), organização e um bom time, tudo é possível.

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